深圳炳吏物业有限公司

物业档案管理的核心是规范存档，为物业工作提供依据，方便后续查询和使用。档案收集要全面，包括小区的建设资料、业主资料、物业日常工作资料等。小区建设资料如规划图纸、设施设备说明书、竣工验收报告等，要妥善收集存档，为小区设施维护提供技术支持；业主资料如业主信息、购房合同复印件、装修申请资料等，要准确收集并保密管理；物业日常工作资料如巡检记录、维修记录、业主沟通记录、收费记录等，要及时收集，完整反映物业工作情况。​
档案分类要清晰，按照资料的性质和用途进行分类整理，比如分为小区建设档案、业主档案、物业运营档案、安全管理档案等大类，每个大类下再细分小类，同时为每份档案建立清晰的目录和索引，方便快速查询。比如业主档案按楼栋、房号分类存放，物业运营档案按时间顺序分类存放，让档案管理更有条理。​
档案存储要安全，选择干燥、通风、防火、防潮的地方存放档案，纸质档案要放入档案柜，做好防虫、防鼠处理；电子档案要备份存储，防止数据丢失，同时做好档案的保密工作，限制档案的查阅权限，避免业主信息泄露。定期对档案进行检查和整理，对破损、老化的档案及时修复或复制，确保档案的完整性和可用性。